包录取(名校全奖)
留学全程申请服务

留学申请全程服务流程二十步

研究生院留学申请文书写作


               留学全程申请服务咨询策划流程二十步


说明:不同学位课程(program)的申请会涉及到其中不同的步骤,而非全部所有的步骤。

步 骤 内 容 描 述
1.初步接洽

    有意向的客户首先通过qian@proftrans.com或通过电话向嘉文博译垂询,从嘉文博译网站下载“留学申请评估表”,填写教育背景、科研经历、留学申请的目标国家及目标学校的排名,以及本人所存在的疑难问题等信息,反馈至嘉文博译钱坤强咨询信箱,钱坤强老师将在一至二个工作日之内作出答复。本地客户可前来办公室面谈,外地客户可通过电话进行访谈。嘉文博译将依据历年(尤其是上一年度)留学申请的形势对客户的申请计划作出可行性评估,并提出合理化建议。

2.签订合同

    有意向的客户可向嘉文博译索取《留学申请咨询服务合同》及《留学文书写作合同》在经过充分阅读和酝酿后,可提出修改意见,双方友好协商,对申请的目标国家(一个还是二个),目标学校的数量,地理位置,及排名,申请成功与否的定义,服务费用及结算等事宜达成一致,直到合同正式签订。

3.确定学校

    在签订《留学申请咨询服务合同》时暂时无法确定所申请的具体学校的,可在合同内暂定一个排名范围。在合同签订后,嘉文博译将在第一时间内为客户准备好英文简历或其他简单的个人资料,向暂定的排名范围内所有目标学校的招生负责人program coordinator 或administrator发出询问信件。从回应较为正面的学校名单中确定最终所要申请的学校名单。同时,嘉文博译也会通过浏览。

4.提供信息

     嘉文博译向客户发送各种电子表格:①客户个人信息一览表(含申请信息表)以及“推荐人信息一览表”,这两份表格中的信息用于网申(或纸申)时填写“申请表”;②“客户所需准备材料一览表”,该表格会针对不同客户的情况要求客户准备所需的各种文件,如成绩单,(未毕业学生的)在读证明,(已毕业学生的)学位证书和毕业文凭,资金财力证明,获奖证书,甚至照片等,这些材料需在申请时连同留学文书一起寄出。此外,嘉文博译的申请团队也会依照“目标学校申请信息一览表”为客户查清楚所确定申请的每一所学校与申请相关的各项关键信息,如申请截止日期,院系网址及招生负责人联系方式,入学要求,院系寄分代码,所需递交的各种申请材料等,据此对所要展开的各个申请环节进行监控。

5.写作文书

    客户在签订《留学文书写作合同》之后,会在当天收到电子版的“个人陈述”及“推荐信”的问卷调查表,客户花一定时间认真填写,充分完成后反馈至嘉文博译。如存在问题,钱坤强老师将与客户作进一步沟通,启发客户挖掘有用信息。随后,嘉文博译将展开各项文书的写作,搜集相关材料充实客户的背景。文书写作完成后,与客户深度讨论每份稿件,倾听客户的意见,对每份稿件给予充分的修改,直至客户彻底满意。

6.启动申请

    所有资料准备齐全之后,在申请截止日期之前的一个合理的时间段内,开始启动申请程序。申请一般以网申为主(无网申的可从网上下载申请表)。填写申请表中各栏内容,上传“个人陈述”。由于每个学校培养目标、师资、科研、课程设置等情况不同,嘉文博译将针对不同的学校对“个人陈述”进行调整和修改,形成不同的版本,以达到最佳效果。此外,在填写申请表时,可能还要为“学习计划”、“未来职业目标”、“你的志愿者义务活动”等栏目撰写长短不一的小短文。最后,用国际信用卡支付申请费,再度核对各栏目内容正确无误后,递交申请。

7.辅助程序

    网上申请并不能涵盖申请的所有程序,很多程序需要网下完成。成绩单、学位证书、毕业证书、资金财力证明,获奖证书(所有这些须中英文对照),TOEFL/GRE/IELTS成绩单复印件,Writing Sample,研究计划书(Research Proposal)等,仍需通过快件邮寄过去。此外,有些学校要求既给研究生院寄,也给院系寄,并且所寄材料不完全一样。还有,网申时可能给“个人陈述”留出的空间有限,只能上传一小部分,在寄送纸质材料时可将“个人陈述”全文打印寄出。关于推荐信,网申时一般需提供各推荐人姓名及email地址,网申完成后会有自动生成的邮件即刻发送至推荐人邮箱。如该邮箱为推荐人真实邮箱,可将推荐信交由推荐人本人上传;如该邮箱是由申请人受委托设定并控制的,则由嘉文博译或申请人来完成。如对方院校要求书面寄送的,则须同推荐人所在工作单位有抬头集约打印,装入该单位专用的信封,密封签字后,放入上面提到的邮包里一起寄出。最后,已经有TOEFL/GRE等英语成绩的由嘉文博译或客户本人要求考试中心完成分数的。至此,基本的申请步骤大致完成。

8.追踪确认

    在⑦⑧两个步骤完成后,尤其是步骤⑧中所涉及的纸质材料估计已抵达对方院校后,展开跟踪,发email给招生秘书,询问网申的有效性及纸质材料是悉数收到。由于有些学校的招生体系混乱,导致邮寄包裹误投或丢失,将立刻补寄。另外,网上“申请状况”(Application Status)的追踪系统(tracking system)也会显示材料是否齐全。有些院系的网页上可能显示只要若干份材料,但实际可能还要提供额外的材料,凡通过追踪发现需补充材料的,应无条件地按对方学校的要求去做。至于TOEFL/GRE/IELTS成绩,则一般要花三四个星期到达,届时亦需跟踪。

9.更新材料

    申请材料寄达后,在静候结果的过程中,客户如果有新的动向,如拿到最新一个学期的成绩单且成绩不错的、完成或发表一篇论文的、参加新的科研项目获得重大进展的或进行了一次重要实习的、又参加TOEFL/GRE/IELTS考试且成绩有所提高的,凡是这些有利于增强申请人实力的信息,都应该及时发送给招生秘书,让其补充到原有的申请材料中,或分发给评审委员会各个成员并提醒他们注意,以加大申请的分量。

10.教授套瓷(1)
套谁?

    大多数硕士学位课程的申请并不需要与某一位特定的教授进行套瓷(尤其是在英国的硕士学位课程),因为这种课程主要是以相当规模的班级的形式授课。最后写论文时才指派一名导师,故教授在客串起不到任何作用,或起不到主导的作用(除非该教授是招生委员会的一员)。在这种情况下,申请人与某位教授套瓷,还不如与招生主任(Program Administrator或Program Director)直接联系,表明强烈的入学动机以及良好的背景即可,在主任那里先挂个号,留下个好印象,等正式审阅申请材料时,能让他有种似曾相识的感觉,从而起到某种微妙的积极作用。

    在美国比较top的大学侧重研究的硕士学位课程(尤其是会颁发奖学金的那类)中,以及Ph.D.学位课程的申请中,与某位教授建立联系并将这种关系持续深化,无疑会对申请的成功产生举足轻重的影响。然而,由于不同学位招生体制不同,有些学校即使是Ph.D.的申请,既不接受套瓷,也不进行面试,到了公布招生结果时候,该录取的就录取,该给奖的就给奖。

    不管怎么说,有必要的套瓷还是应该做的。那么,怎样才能确定合适的教授作为套瓷目标呢?首先当是浏览该院系网页,在有关Faculty的介绍中寻找与自己科研背景近似的教授。初步确定后,应当发Email打听该教授是否招生,是否有科研项目及资金。如不招生,则换一位。其次,招生的教授有可能在阅读到申请人申请材料后会主动与申请人联系,告知想招收某一方向的学生,并探听申请人是否感兴趣。最后,申请人也可以与招生秘书和招生主任联系,让其推荐与科研背景大体相符的教授,然后展开联系。

    如果所要套瓷的教授本人就是招生委员会(Admissions Committee)的成员,并且能看得上你的话,那是最理想的。但有的学校是招生会决定录取你之后,再将你的材料转发给院系能招生的导师传阅,这时,就应该直接与研究领域较近似的教授联系,一个不行再换一个,直至自己的申请成为铁定的事实。

11.教授套瓷(2)
咋套?

    确定了所要联系的教授后,为每一位客户撰写全新的套瓷信,描述自己的学术科研背景,展示科研能力,表明今后的科研兴趣,表达想成为其深重的意愿,并附上简历。已完成“个人陈述”的,务必也附上,另外,如有较有分量的论文(无论发表与否),或译成英文也附上,有多篇论文的,可整理出每篇论文的摘要。与教授建立初步联系后,教授如对申请人感兴趣,会与申请人继续讨论专业问题,可能会要求申请人阅读他所发表的文章,或将最近的论文发过来让申请人阅读,并针对某个方向撰写研究计划。此外,教授还会要求申请人谈谈未来的规划,甚至提出各种疑问(如既然你热爱某一专业并准备从事毕生的科研,为何你的选修课中没有该专业的课程呢?)凡此种种,都要作出合理的解释,对教授所关切的每个问题给出充分的回答,展示出对教授所从事的科研领域的熟悉了解。一般而言,与教授的联系涉及各个方面,Email交流少则五至十封,多则二十来封,每封都必须慎重处理好。并且,与导师的联系并不局限于获得录取和奖学金;即使这两样东西到手之后,也要继续保持联系,直至入学报到。

12.其他资源

    为了争取最佳申请结果,申请人如有其他可资利用的资源,都应该加以利用起来。如申请人如果有公司外派或交换项目前往所申请的国家,可抽时间前去拜访系主任或未来的导师。当然,应该提前约好,并携带一些有特色的小礼物。如果申请人有同学或朋友在其所申请的院系读书,就可以拿着申请人的材料前去与招生相关的人士那里替申请人“美言几句”,套个近乎。如查到外国导师手下有一些中国学生在读书或做科研,则也可与其取得联系,因为据说有的导师会让学生作初步的筛选。另外,如有熟人或朋友是申请人所要申请的学校的校友,尤其是当这位熟人或朋友具有一定的名望和成就时,由其为推荐人作一下推荐会有很好的效果。申请人还可以在所要申请的国外学校里搜索一下是否有早些年从其所在的国内大学毕业的校友,可委托这位校友为自己去活动活动。当然,如果凑巧,有校友在国外大学当导师,并正好是属于自己所要申请的专业,则选择这位校友当导师,成功机率陡增。最后,如果国内学校的导师或关系较好的教授有较多的国际学术交流活动,与所要申请的院系中的国外同行相识,则利用这层私人关系来促进自己的申请,也是一个非常不错的主意。如申请人拥有上述资源中的某一、二种,可由嘉文博译来协助开发利用这些宝贵的资源。

13.准备面试

    相当多的硕士学位课程及一小部分的Ph.D.申请,并不涉及到面试,但较Top学校的硕士课程、以及专业性较强的法学院、商学院以及大多数Ph.D.申请中,均需进行面试。能争取到面试的机会,只要面试不被搞砸,那么申请就有了80%的成功把握。因此,面试的机会来之不易,必须要珍惜把握好。

    面试最常见的类型是电话面试(telephone Interview)。为了保证通话质量,对方一般要求申请人使用固定电话而非移动电话。第二种为面对面的面试(Vis-à-vis Interview),对方院校会派出若干名老师,专程前来中国,或派正在中国参加学术活动的人员,在几个大城市设点,集中面试一批中国学生。当然,也有学校邀请申请人乘飞机前往该学校去当面面试的。第三种是视频面试(Teleconference Interview),申请人可向专业公司租用设备,并需要相互交换技术参数,提前调试好设备,进行两次技术测试。面试内容是不可预知的,面试效果主要靠申请人的专业功底和沟通表达能力。英国牛津剑桥有些课程项目的面试采用的是书面面试的形式,即所谓的(Written Interview)提出五、六个问题,申请者会有几天的时间来充分进行准备。还有一种是光盘面试(Video Interview),对方学校给出若干个问题(包括“描述”你自己),由申请人面对着摄像机说,录完后用光盘的形式寄出去。这种面试也可作充分的准备,但说话时不能将先前写好的内容背下来照本宣科,而应该做到自然,放松,语言应较为口语化。

    在前三类面试中,面试者基本都是所申请专业领域内的专家。第二类中有些可能并非很专的人士,而是相关的老师来对代为进行相关的考察。第一、第二类中一般只有一个面试老师。第三类中可能是两至三人,系主任或招生主任,外加一名资深教授。

    对方需要对申请人进行面试的,会提前一两个星期来email通知,给出三到四个备选的时间段供申请人选择,申请人一旦约定好了时间,就不要更改。同时,须确定所约定的时间是对方当地的时间,还是北京时间。如果由于线路问题或其他问题造成面试没能按时举行的,应在第一时间在进行联系,说明情况,另行安排时间进行面试。

    至于面试本身,也是有不同的类型。大多数肯定是跟专业相关,询问申请人的专业背景,学习科研兴趣,未来的规划,对某一领域的了解及见解,或者谈论申请人Personal StatementResume里的某些重要细节,并让申请人更深入地描述相关的经历及过程;也有可能提出疑点请求解释的。因此,申请人在彻底熟悉自己所递交的申请材料之外,还应针对某些预测的议题做好准备,不妨先用英文写下模拟的答案,读熟后以便能流利作答。在这种与专业相关的面试中,还有一种是对方提前发来若干页材料,要求申请人认真阅读,在面试时展开讨论。

    很多申请人在面试前极其紧张,准备很多应对材料,但面试时却发现根本未涉及专业内容,而是海阔天空地闲聊一番。但如果申请人以为原本是大费周章的面试仅是一次聊天 (chat) 的话,那就大错特错了。这种闲聊式的面试考察的是学生的综合素质、知识面、人际交流和沟通能力(尤其是商学院的面试中)、以及申请人的性格特征等。申请人绝不能因为视若轻松的气氛而放松警惕,还是要谨慎对待为好。还有一种是提问一些好像离奇古怪的问题,如在2009年的一次商学院的面试中,问“本次金融危机与堕胎有何关系?”这类问题考察的是学生随机应变的反应能力,散发式思维的能力,创新思维能力,开阔的视野等。

    面试后如果感觉不好,可作些合理的解释,不管人家是否接受。另外,不管面试效果好不好,都应在面试后写个email对人家表示感谢,以示礼貌与尊重。

    一般的学生往往只能被动地等待面试,但嘉文博译利用其良好的沟通能力,能主动地联系对方相关人员,询问面试的人员、范围以及有可能的内容和问题等,以帮助申请人做好周密的准备工作。

14.英语成绩

        在美国和加拿大的申请中,一般在截止日期前递交申请材料之际也要求一并提交英语成绩,至少是考试中心正式成绩单的复印件。申请人随即也应让考试中心将成绩寄送过去。如果申请人TOEFL/GRE成绩较高,考试中心送出的成绩只要被确认收到,就基本没有任何别的事情可做了。

        但很多学校网站上对TOEFL/GRE的要求并无明文规定,有些iBT只考了70—80分、GRE只考了1100-1200之间的学生心中对自己英语成绩是否达到标准没底,这种情况下,可以先用现有的成绩进行申请,若果真达不到要求,嘉文博译可为申请人争取到宽限,在申请截止日期之后去重考,直至获得一个能满足要求的分数。嘉文博译曾为一个当年秋季申第二年秋季入学的学生争取到在第二年五月份考iBT的机会并最终录取成功。

        有些学生如果在英语国家(English-speaking countries)全日制学习过一年以上的,可以申请免TOEFL(TOEFL Waiver)但像Princeton那样的大学,只接受在美国本国学习一年以上的学生的免TOEFL申请,别的一概不予受理。

        几乎所有国外的大学都接受TOEFL作为英语水平的入学依据,但使用IELTS(雅思)成绩代替TOEFL成绩来申请北美的大学,尤其是美国的大学,须提前查清是否接受IELTS成绩。

        北美大学要求申请人提供TOEFL成绩是坚定的,一般情况下是不会松动的。但嘉文博译也曾帮助过一位TOEFL成绩较高但已经过期的学生,通过解释并拿出一些在国际会议上用英语宣读论文等实例,争取到了免TOEFL的机会。

        在英国(及澳大利亚、香港)等的申请中,由于采用有条件录取制度(Conditional Offer),申请人无雅思或TOEFL成绩,照样可以申,对评审结果毫无负面影响。只要申请人符合录取条件,无英语成绩者将收到一份有条件录取通知书,只要在入学报到前考出一个达标的英语成绩,有条件录取自动转为无条件录取。但需提醒的是,对于牛津剑桥的商学院及LSE管理类的申请来说,英语成绩与GMAT成绩应在申请截止日之前出具,有的是要收到考试中心的正式成绩单,但有的也接受申请人寄出的成绩单复印件。

        大多数学生在雅思考试中获得6.5分问题不大,但牛津和剑桥一般要求7.0,LSE及Warwick某些专业也要求7.0,如果有的学生经过多次尝试后仍达不到该要求,嘉文博译可帮助申请人寻找能证明申请人实际英语能力的材料,与对方交涉,请求对方降低0.5分。或者,也可以与对方院校协商,安排提前到校,就读二个多月的语言中心的课程,再参加一个内部英语考试,并最终转为无条件录取。

15.催问结果

    如果到了学校所明示的公布录取结果的日期,或者从网上了解到其他申请人陆续已收到录取结果,而自己则仍无音信,则可发信去催问申请结果。由于国外的录取过程是分批次进行的(on a rotation basis),故在他人收到录取结果之后自己尚未得到任何消息纯属正常。但若在催问过程中发现某些问题,应及时加予解决。若发现申请形势严峻,为了挽救失败的命运,也可进一步作沟通,及时告知对方,原本申Ph.D.的可以转成Master’s(硕士),原本坚持要奖学金的可转为自费(到了美国勤工俭学的机会多的是),原本申请的A转业方向可转换至B方向等。当然,如果从其他学校已获得较满意的结果,就不必这么低三下四。另外,如果被拒,对方会给出一个笼统的解释,但也可以去信询问具体的原因,以便弄清楚自己的薄弱之处,有助于尚未出结果的学校进行联系,或用于日后再次申请(如果当年的申请全军覆没的话)。

16.处理
录取文件

    在美国的申请中,申请如果成功,则每个学校都会有几份文件需要处理。在email通知录取之后,院系会寄来书面的录取函,要求在规定期限内签字答复,表示是否接受。如接受,可在签字后用扫描件,传真件答复,或将原件寄回。一段时间后,学校就会寄来I-20表,用于鉴证。

    美国有“4.15”协议。接受了“4.15”协议的学校的录取后,一般就应放弃四月十五日之后的学校提供的录取,无论奖学金给得多高。获得多所学校寄来的1-20表的,保留最想去的学校的那份,其余应寄还给对方学校,并说明不能接受它们的录取。

    在英国的申请中,在接受录取的同时往往还要求申请人支付一定数额的定金,该定金即使申请人最终放弃该校的录取,也不予返还。如果申请人(尤其是大四的学生)尚未获得学位或尚无语言成绩,则所获得的是一份有条件录取通知书,其中会规定尚有待于满足的条件以及时限。像LSE的录取,还要求申请录取的确认函中寄上几张彩色照片。

17.入学事宜

    在正式录取通知书和I-20表之外,学校还会寄来一个大信封,告之入学事宜,有关学费,医疗保健,助教助研的职责规定及经济资助的发放,校区的分派,住宿安排,银行开户,学生邮箱及密码,新生入学报到及新生入学适应周(Orientation Week)的活动安排等。除此之外,有些导师会迫不及待地要求有条件的学生提前赴美入学报到,尽早进入实验室从事科研。这种情况下,申请人应让对方院校在正式录取通知书之外补寄一份要求提前入学的附件(Addendum),并且更新I-20表上的赴美日期。注意,美国大使馆颁发的学生签证不允许签证持有人早于I-20表中所规定的入境日期的一个月(30天)之前入境。此外,还应注意对方院校是否要求申请人报到时出具学位证书/毕业文凭的正本或复印件。

18.准备签证

    签证环节一般由申请人自己完成。申请人可上网查寻相关信息,包括签证申请所应准备的文件种类、所需填写的表格等。由于是面签,中国学生最怵美国的签证申请,但近年来呈日趋简单化的趁势,有的申请人只被提问两三个问题:“你到哪个学校读书?”“读的是什么专业?”,在几十秒到一分钟之间就成功通过,有的甚至人还未来得及坐下来就结束了。美国的签证面试最主要的是要表现自如,轻松流畅地回答问题。为了作好充分的准备,网上有“美国签证五十问”可供下载,申请人可针对自身的具体情况准备好回答。加拿大的签证申请除了要填写各种表格和准备各种文件外,一般还需递交一份“学习计划”(Study Plan),要求清晰地说明求学的动机,资金状况,以及如何确保完成学业后如期回国。英国的申请采取递签的方式,将所需准备的申请材料递交即可,不必面谈。

    在所有签证中,材料的完整性和真实性是关键,在有疑点的地方,应作出合理的解释。

19.完成交稿

    嘉文博译与客户依据各种凭据完成全部费用的结算,移交所有资料。客户有需要嘉文博译继续为其处理email的,双方可共享电子邮箱,嘉文博译可为客户发信或回信。

20.飞赴彼岸

    客户购买飞机票,收拾行囊,与家人告别,飞越重洋,抵达理想的彼岸,开始一段难忘的求学经历和人生拼搏。

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